Was ist KSeF?

Das nationale E-Rechnungssystem ist ein IT-System des Finanzministeriums, das das

Ausstellen, Empfangen, Speichern und Anzeigen strukturierter Rechnungen ermöglicht. Jede im System ausgestellte Rechnung erhält eine eindeutige Identifikationsnummer (KSeF-Nummer). Das System macht das Versenden, Archivieren und Duplizieren von Rechnungen in herkömmlicher Form überflüssig.

Fristen für die Einführung der Verpflichtung

Ab dem 1. Februar 2026 müssen Unternehmer, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Millionen PLN überschritten hat, das KSeF nutzen.

Ab dem 1. April 2026 gilt die Verpflichtung für alle Unternehmer.

Ausnahmen vom KSeF

Von der Verpflichtung zur Nutzung des Systems ausgenommen sind unter anderem:

• Personen, die keinen Sitz oder keinen festen Geschäftssitz in Polen haben.

• Transaktionen zugunsten von natürlichen Personen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben.

• Rechnungen, die im Rahmen der OSS-, IOSS- und internationalen Personenbeförderungsdienstleistungen ausgestellt werden.

• Dienstleistungen, die durch Tickets dokumentiert sind (Autobahnen, Eisenbahn, See- und Luftverkehr).

• Vorgänge im Selbstfakturierungsverfahren, wenn die Parteien nicht mit einer polnischen Steueridentifikationsnummer identifiziert sind.

Übergangszeitraum bis Ende 2026: Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen außerhalb des KSeF auszustellen, wenn der monatliche Umsatz 10.000 PLN nicht übersteigt oder für Quittungen bis zu 450 PLN. Wird der Schwellenwert in einem bestimmten Monat überschritten, ist der Steuerzahler verpflichtet, im folgenden Monat Rechnungen im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) auszustellen, unabhängig davon, dass ihr Wert 10.000 PLN nicht übersteigt.

Wer kann KSeF nutzen?

Das System kann sowohl von Mehrwertsteuerpflichtigen als auch von Unternehmen und Personen genutzt werden, die vom Steuerpflichtigen dazu berechtigt sind (z. B. Buchhalter, Buchhaltungsbüros). Das System steht auch natürlichen Personen offen, die zur Nutzung des Systems berechtigt sind.

Der Zugang erfolgt nach Authentifizierung mit einem vertrauenswürdigen Profil, einer qualifizierten Signatur, einem qualifizierten Siegel oder einem KSeF-Zertifikat.

Warum lohnt es sich, KSeF zu nutzen?

Die Nutzung des Systems bringt folgende Vorteile mit sich:

• Verkürzte Frist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer (40 Tage).

• Keine Verpflichtung zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.

• Keine Duplikate (Rechnungen können nicht verloren gehen).

• Geringeres Risiko von Fehlern und Missbrauch.

• Automatisierung des Datenaustauschs und Integration in Buchhaltungssysteme.

• Einheitliches Rechnungsformat und vereinfachte Steuerprüfungen.